管理組合の最高意思決定機関である「管理組合総会」は、
- 皆で意見を出し合って決める場
- 話し合いの場、討議の場
- より良い成案を得る場
であるという趣旨の意見や記述が少なくありません。
なるほど「総会の場で理事会からの上程議案について、出席組合員が多様な意見を出し合い、その結果として当初議案内容がより良く修正されて合意される」という姿にはおおいに魅力を感じますし、総会はそのようにありたいとは思っています。
しかし、現実は会場に出席している少数組合員からの議案に対する意見や要望、質疑などを聞くまでもなく、事前に提出された多くの白紙委任状や議決権行使書などで既に可決が決まっているという状況では、「話し合いの場」といわれてもかえって白けてしまいそうにもなります。
それでは、頑張って出席を働きかけ、特別決議でさえ可決可能な４分の３をゆうに超える組合員が出席すれば、上程議案より「より良い内容に修正しての決議」が可能なのでしょうか。
残念ながら、いくら総会にて衆知を集めて議論し「より良い成案」を得たとしても、その案を決議することはできません。
区分所有法第３７条（決議事項の制限）
集会においては第３５条の規定（集会の通知）によりあらかじめ通知した事項についてのみ決議することが出来る。
標準管理規約第４７条１０項でも同一内容を規定。
これは、既に議案書を見てその内容に賛同して、事前に議決権行使書や委任状を提出した組合員がいない場で、内容を変更して決議するとことは認められないというものです。
結局、法的に議案の内容変更は認められないという事ですから、総会は組合員の話し合いや討議の場ではなく、単純に理事会からの上程議案の賛否を問う場である、という事になり、「質疑や意見はその議案の賛否の参考にする為のもの」というように理解した方が理にかなっていると思われます。
従って、現在の法的な仕組みの中では、多くの組合員の討議や意見集約が必要と思われる案件については、総会の場ではなく、総会の前にアンケートや事前説明会等を活用して総会上程議案そのものが既に多くの組合員の英知を集約した議案になっている必要があるのではないでしょうか。
（photo by photoAC）
管理会社での勤務経験でもマンションの現場責任者（事務局長）というフロントマン等とは一味違った実務経験者として、マンション管理に悩む管理組合様を支援させて頂きます。
株主総会と総会は似ています。
議決権行使書も、株主総会のものを参考に、一般的になる５年前くらいから使用しています。
その頃は、自主管理でしたから、組合員に不利になる議案でも、根拠を示し議案作成していましたので、多少の質問に答えるだけで、総会ではもめませんでした。
このような形で、議決権行使書が使われるようになったのは心外です。
管理会社が入ると、理事会での審議が十分でなく、管理会社に有利な議案ばかりが登場します。
管理組合に有利な議案は、逆に出てこなくなりました。
正しい情報が無ければ、ＡＩでも間違った結論を出します。
理事会が形式的な者でなくなるよう努力しましょう。