新人マンション管理士のメル夫です。只今メルすみごこち事務所で研修中ですが、今回は自分が所属している、マンション管理士会地域部会の主催する相談会での相談事例について、参考になりそうな事例のリポートです。
【理事の雑務を減らしたい】
マンション市民相談ですから、色々な方が相談にきます。今日は小規模マンションの理事さんから、日常業務代行の相談でした。
そのマンションには管理員さんはいません。管理会社は基幹業務だけ、清掃員さんはシルバー人材センターに直契約で週4日朝7時～10時と限られています。そのため、日常業務は居住している理事が気付いたときに対応しているそうです。この理事の雑務を何とかならないか、とのことでした。
雑務とは、例えば電球の取りかえ、管理組合あて文書の転送、各種作業の立会、マンション内外の不具合チェック（もし不具合が発見されれば理事会に報告して、理事会の指示でフロント業務として業者に調査依頼してもらいます)、それと掲示板の管理等です。
【フロント担当にお願いしてみたら】
管理会社に管理員のフルタイム勤務を依頼しますと、昨今の人手不足の事情も重なり、高額な費用が発生します。小規模マンションでは、それほどの仕事量があるわけではないので、費用対効果に問題がありそうです。
そこでご提案です。管理会社のフロント担当者も、月１回は巡回に来ると思います。そのついでに、出来る範囲で点検作業を依頼してはいかがでしょうか。
先ほど具体例がでました、電球の取りかえ、管理組合あて文書の転送、マンション内外の不具合チェック、掲示板の管理などは手間もかからずやってもらえると思いますし、それほど費用が掛かるとは思えません。ただし、各種立会など特定の日に実施される仕事は、日程が決まってからだと、依頼日に合わせての巡回は難しいかもしれません。
しかしながら、この提案は費用が発生する可能性があります。その場合はきちんと見積書をもらって理事会の承認が必要となりますが、これで居住する理事の仕事が減少できれば、皆さん助かるのではないでしょうか。
【メル夫の気づき】
メル夫のマンションの場合も、３２戸と小規模なので管理組合の資金力が少なく、管理組合活動の範囲は必要最低限になっています。したがって、組合活動の範囲は管理人がいなくても理事だけでもやっていけるようになっていました。
しかし、マンション在住の理事(理事は輪番制のため非在住の方も担当)も、昼間は仕事のため不在で、夜か土日の対応を余儀なくされてきました。もちろん無報酬です。
そこで、管理会社のフロント担当に相談したら、「月１回は自主的に見廻り点検に来ているので、その時でよければ簡単なことはやりますよ」といってくれたので、理事会に提案して制度化されたのでした。
今まで、在住理事の方にいろいろとお願いしてきたので不公平な面がありましたが、これで若干改善されましたよ。
マンション管理士新人のメル夫です。只今メルすみごこち事務所で研修中です。いろいろなマンション管理組合の理事会や総会等へ訪問させていただき、その活動を通して得られた「気づき」を新鮮な気持ちでリポートさせて頂きます。
清掃員業務を除く完全自主管理３５年の経験から、清掃員業務と管理費等収納業務（督促も含む）を管理会社に依頼し、他の業務は管理組合でできます。 法定点検業務は、住民の中で有資格者がいるとできますし、紹介してもらえばいいでしょう。 電球取替等は随時ではなく、まとめて近隣の親切な電気屋さんに頼めば、暴利はむさぼらないでしょう。
管理組合宛の文書は「専用鍵付き郵便箱」を設置し、役員以外は見られないようにしておくと、管理会社の放置を防げます。
点検日程のばらつきも、理事会で相談し集約すると便利です。 消防設備点検と排水管清掃の日を同日にして、在室率を高め、漏れが少なくなるようにもしました。
「カネ」のない分は「知恵」の出しどころですから、３２戸なら「知恵の文珠さん」は、最低でも３人います。