こんにちは、ムージです。
管理組合の理事長と第１回めの大規模修繕工事に関する修繕委員長をしています。
ムージの管理組合は2月決算です。
そこで、先月の5月に組合の通常総会がありました。
また、総会があるとその直後に理事会を開催するのが恒例です。
今回も1時間ほどの通常総会が終わった後、30分程度の理事会がありました。
通常総会では、出席者は議決権の半分の組合員が出席しました。
委任状での出席は４０％（全て賛成）だったので、一部の出席者が賛成すれば賛成多数決議となる、のんびりとした総会でした。
総会の場合には、事前に議題と議案を書類にして全ての組合員に配布します。
だから、議事録はとてもカンタン。
事前に配布した資料をコピペして、ちょっと加工すれば、立派な議事録が完成します。
それに対して理事会の議事録は、いつも時間がかかります。
管理会社がドラフトを作成して、出席理事が押印するというカンタンなプロセスのはずです。
しかし、実際は、回覧は２回になります。
管理会社作成ドラフト
↓ ↓ ↓
出席理事に回覧
↓ ↓ ↓
管理会社に戻り、管理会社ドラフト修正
↓ ↓ ↓
出席理事に再回覧・押印
↓ ↓ ↓
管理会社に戻り、保管
つまり、いつも管理会社が作った議事録が「そのまま、すんなり理事に押印されるものではない」のです。
これが毎回です…。
なぜ、修正されないかというと、例えば、「〇〇について検討した。」と書いてあります。
これだと、
●ただ話しただけか、
●議論したのか、
●決議したのか、
●決議しようとしたが、足りない情報があったので宿題として追加情報を次回までに収集することにしたのか、わかりません。
「検討した」が、この４つの意味で、使われているのです。
古い議事録を見ると、１年以上も、同じことについて「検討した」とだけ書いてあり、結局何をしたのかわからずに、困ったことがありました。
これでは、議事録ににた、疑似録です！今回も修正が何箇所もありました。
教育効果は期待できず、残念です…。
都内にある築15年越えの中規模マンションの管理組合理事長。今まで、延期だった大規模修繕工事や、管理会社の変更などを経験。組合活動について、初めて理事になる方、組合員の方々に、マンション管理についてお役にたてるように発信します。よろしくお願いいたします。
理事会議事録は、理事会議案書をきちんと作っておけば、「検討した」などのバカな表現はなく。
プラン、ドゥ、シーをきちんと理事会でしておけば、議案書が議事録になります。
多くの管理会社では、ＩＳＯ認証を取得しているので、ＰＤＣＡができないと、認定取り消しになる可能性が高くなります。
理事会では、役員の動議はありますが、重要事項説明書上、管理会社の動議はありません。
理事会で話し合うことは、管理会社の理事会議案書（案）に記載されていないといけません。
興味深く拝見しました。
ところで、肝心の文章が把握できません。以下のぶぶんです。「つまり、いつも管理会社が作った議事録が「そのまま、すんなり理事に押印されるものではない」のです。これが毎回です…。なぜ、修正されないかというと、……」のところです。「管理会社が作った議事録が「そのまま、すんなり理事に押印されるものではない」と「修正されない」とのつながりがわかりません。ちょとでいいですから、解説お願いできませんでしょうか。
それに対して理事会の議事録は、いつも時間がかかります。管理会社がドラフトを作成して、出席理事が押印するというカンタンなプロセスのはずです。しかし、実際は、回覧は２回になります。⑴管理会社作成ドラフト → ⑵出席理事に回覧 → ⑶管理会社に戻り、管理会社ドラフト修正 → ⑷出席理事に再回覧・押印 → ⑸管理会社に戻り、保管 ―― つまり、いつも管理会社が作った議事録が「そのまま、すんなり理事に押印されるものではない」のです。これが毎回です…。
なぜ、修正されないかというと、例えば、「〇〇について検討した。」と書いてあります。これだと、ただ話しただけか、議論したのか、決議したのか、決議しようとしたが、足りない情報があったので宿題として追加情報を次回までに収集することにしたのか、わかりません。「検討した」が、この４つの意味で、使われているのです。
差之助様
ムージです。コメントありがとうございます。
説明しますと、管理会社が作る議事録のドラフトの文末がすべて、「検討しました」で終わっています。
そこで理事に回覧している時に、「もっと詳しく書いてください」とコメントが書き添えられ、捺印されないままで、管理会社に返却されます。
管理会社は、そこで、一部修正をして、ドラフトの第二バージョンを作って、再度理事に回覧します。
しかし、そこでも、「検討した」がそのまま残っていて、修正されません。再び捺印されないままで、2回めの回覧も終わってしまいます。
理事が、コメントで、「〇〇からの見積もりには、余分なサービス△△があったので、それを省いた再見積もりを依頼することにした」というように、
そのまま議事録に書き写せるようなコメントを残さないと、修正されずに、捺印もされずに、回覧だけ何度も繰り返されることになってしまうのです。
管理会社に議事録を作ってもらうというより、管理会社は、理事に手書きで文章を作ってもらい、その文章をワードで清書している、そんな感じです。
お察しいただけると幸いです。
ウチのマンションでは、議事録の内容についてもですが、その遅さについても問題になっています。
管理会社作成の下書きがまず遅い。さらに理事間の回覧（署名・捺印）にどうしても時間がかかってしまい、場合によっては、次回の理事会後に公開されることもあったり。
住民としては、議事録によってしか審議内容はわからないので、議事録が早めに公開されないと、理事会が開催される前に意見を出す機会が奪われてしまいます。
管理会社の問題も大きいのですが、最終的には、議事録の問題は理事会の責任になります。
このあたり、どう考えればよいのか、また、どんな対策があるのか…ムージさんにお尋ねしてもお困りかもしれませんが、どなたかお考えをお持ちの方がおられれば、教えていただければ幸いです。
サビ様
コメントありがとうございます。
うちのマンションでも、議事録のドラフトができるのが、遅かったですよ。
月に1回の理事会の開催ですが、理事会の最後はいつも、前回とか前々回の理事会の議事録の署名でした。
どの理事も貴重な時間を使って理事会に参加しているので、はやく帰りたい一心ですから、内容をほとんど見ないで署名、捺印していました。
それで、特に問題なかったので、そのまま何年も経ってしまいました。
しかし、訴訟問題が起き、これではだめだと、組合員の意識が変わってきました。
そこで、管理会社の担当には、理事が何度も注意しました。
そうはいっても、担当者にとっては、急にいきなり何を言われているのか、どうしたらいいかわからないまま、ほとんど変わりませんでしたね。
そのうち、本人の意向もあったのか？人事異動があって、担当者変更になりました。
新しい担当者には、初回から理事の要望を伝えました。
また、管理会社との契約は、1年ごとの契約です。以前は、話し合いをすることなく、自動更新状態でした。
そこも変更しました。理事会で、更新していいかどうかを話しあい、また、組合員全員を対象にして、管理会社の満足度についてのアンケートを取りました。
また、別の管理会社の見積もりも何社か集めました。
管理会社にとって、契約を切られるのは、一大事ですから、ここまですると、さすがに担当者の態度も変わり、議事録そのものは、はやめに作成されるようになりました。
それでも、内容についてはまだまだですね。
ご参考になれば幸いです。
ムージ様
お返事ありがとうございます。
やはり管理会社担当次第というところもありますね。
また、管理会社の責任にかかわる議題については、つい言葉を逃がされたり、内容についての問題も大きいです。
議事録は、最終的には理事会の責任になってしまうので、「内容を確認せずに捺印」は困りますね…。