こんにちは、ムージです。
管理組合の理事長と第１回めの大規模修繕工事に関する修繕委員長をしています。
修繕委員会発足して４ヶ月経過。それまでに様々な難関がありました。前回まで工事を行う会社の最終候補2社に絞った経緯をお話しいたしました。
今回は、いよいよ1社を総会決議されるまでをお話しします。
＿＿＿さて、最終候補として２社が揃いました。
これから先はどうするか？
ムージは悩みました。
だって、そもそも、修繕委員会が決めていいのか？
そもそも理事会で決めることもおこがましくない？
大金3000万以上のお買いものを、決めていいの？‥‥
そこで、「すべての住民に選んでもらおう」と思いました。
でも、総会で２社のうちから選ぶという選択はしませんでした。その理由は、組合総会の出席率が低いことにあります。事前に議決権行使書や委任状を集めることで、総会を開く前に過半数の票が集まり、「賛成」がほぼ決議されているのが現状だからです。
しかし、大規模修繕工事の施工会社を２候補にしておくと、議題は「どちらの会社に工事をしてもらうの？」となって、決議は『A社、B社、どちらでもない』の3つの選択肢になります。３つにわれると、決議がされなくなる場合もあるかと心配になりました。
それよりも、
「A会社に工事をしてもらうの？」 はい、いいえ
の2選択肢のほうが、決議しやすいと思ったからです。（実際の議案書は、もっと格調高い言葉使いになっています。）
そこで、総会の前にすべての住民を対象にした２社の説明会をしてもらいました。説明会の２週間前に、説明会の日時場所の案内と2社の会社案内冊子をを掲示板に貼っておきました。そして、迎えた説明会の日には、いつもの総会以上の出席者が集まり、1社持ち時間1時間という設定でプレゼンが始まりました。
２社のプレゼンが終わった後の感想ですが、ほぼ全員一致で１社にきまりました。
その理由は、熱意、顧客主義でしょうか？
配布された資料や、言葉使い、また、意外なことには人数にも違いがありました。
「工事します」よりも、「住民の皆様にお約束します」
「現場責任者とその上司」よりも、「現場責任者とその上司と営業、また安全管理責任者」＿＿ですね。
その後、無事に総会で特別決議されました。
計画修繕は普通決議が通常ですが、今回は管理会社からのアドバイスもあり、特別決議になりました。
ホッとしました。
都内にある築15年越えの中規模マンションの管理組合理事長。今まで、延期だった大規模修繕工事や、管理会社の変更などを経験。組合活動について、初めて理事になる方、組合員の方々に、マンション管理についてお役にたてるように発信します。よろしくお願いいたします。
熱心さは資料に現れます。
プレゼンに決定権のある役員が来たなら、その気はあります。
資料類も、そのマンションだけに関係のある資料を作ります。
最後は「うっかりミス」の無いことです。
マンション名を間違うなどは論外ですから、落としましょう。
その他、会社概要や有資格者数も、管理組合では分かりませんから、間違いは禁物です。